Wann Standardsoftware kippt
Der Bruchpunkt zwischen Baukasten und eigener Lösung, und warum er selten dort liegt, wo man ihn erwartet.
Der wirtschaftliche Bruchpunkt zwischen Standardsoftware und einer eigenen Lösung liegt selten dort, wo er im Prospekt suggeriert wird. Er liegt nicht bei einer bestimmten Mitarbeiterzahl, nicht bei einer bestimmten Branche und nicht bei einem bestimmten Umsatz. Er liegt genau dort, wo ein Prozess das Alleinstellungsmerkmal eines Unternehmens geworden ist und weiterhin von einem Werkzeug abgebildet wird, das für den Durchschnitt der Branche gedacht war.
Die eigentliche Frage lautet also nicht: „Ist unser Unternehmen groß genug für Individualsoftware?" Sondern: „Ist unser Prozess austauschbar oder ist er unser Kern?"
Standardsoftware ist gut, wenn der Prozess austauschbar ist.
Standardsoftware ist die richtige Wahl, wenn ein Prozess in Ihrem Unternehmen weitgehend so läuft wie in vielen anderen Unternehmen derselben Größe und Branche. Buchhaltung ist ein gutes Beispiel. Die gesetzlichen Anforderungen sind für alle gleich, die Praxis unterscheidet sich nur in Nuancen. Eine DATEV- oder sevDesk-Installation trägt das zuverlässig.
Sobald ein Prozess aber vom Durchschnitt abweicht und diese Abweichung Teil des Angebots ist, dreht sich das Verhältnis. Die Standardlösung muss dann fortlaufend angepasst, umgangen oder ergänzt werden. Kosten für Customizing, Workarounds und Zusatzsoftware summieren sich, oft still.
Fünf Symptome, an denen Standardsoftware kippt.
Erstens: Es gibt Schatten-Excel-Dateien, in denen der eigentliche Prozess lebt. Die Standardsoftware ist nur noch die Ablage.
Zweitens: Neue Mitarbeitende brauchen keine Software-Schulung, sondern eine Prozess-Schulung, weil die Software nur einen Ausschnitt der Realität zeigt.
Drittens: Jede kleine Anpassung der Standardsoftware kostet Wochen und dennoch bildet sie das Sonderfall-Problem nicht sauber ab.
Viertens: Es gibt eine feste Kette aus Werkzeugen (CRM, Excel, E-Mail, PDF-Formulare), die niemand mehr zusammenhält, aber jeder für den Alltag braucht.
Fünftens: Ausnahmen und Reklamationen verursachen unverhältnismäßig hohen manuellen Aufwand, weil die Software den Regelfall optimiert hat.
Warum die Wirtschaftlichkeit oft falsch gerechnet wird.
Der klassische Vergleich lautet: „Individualsoftware ist teuer, Standardsoftware ist günstig." Diese Rechnung stimmt nur, wenn die Standardsoftware unverändert läuft. In der Praxis läuft sie nie unverändert. Sie wird durch Zusatzlizenzen, Customizing, Fremdsysteme und manuelle Prozesse ergänzt.
Der ehrliche Vergleich lautet: Kosten der Standardsoftware zuzüglich aller Umbau- und Umgehungskosten über einen mehrjährigen Zeitraum, gegen Investitions- und Betriebskosten einer eigenen Lösung. In vielen Fällen ist die eigene Lösung nicht teurer, sondern nur anders verteilt.
Wann Individualsoftware konkret sinnvoll wird.
Nach unserer Erfahrung ist der Übergang typischerweise erreicht, wenn zwei oder mehr der folgenden Bedingungen zusammenkommen: Der operative Prozess ist Teil des Marktvorteils. Es gibt mehrere Rollen mit unterschiedlichem Blick auf denselben Vorgang. Es gibt mehrere parallele Prozesse, die miteinander verbunden sind. Es gibt Ausnahmen, die häufig genug auftreten, um relevant zu sein, aber selten genug, dass Standardmasken sie nicht abbilden.
Wenn nur einer dieser Punkte gilt, reicht meistens ein gutes Standardwerkzeug in Kombination mit klarer Prozessdisziplin. Wenn drei oder mehr gelten, wird die Reibung teurer als die eigene Lösung.
Wie ein Umstieg realistisch abläuft.
Der Umstieg auf eine individuelle Lösung erfolgt fast nie in einem Schritt. Er beginnt mit einem klar umrissenen Kernprozess, der in einem produktiven Release trägt, und wächst dann inkrementell. Bestehende Systeme wie CRM, ERP oder DMS werden nicht abgelöst, sondern über Schnittstellen eingebunden.
In der Regel ist ein tragender Kern nach 10 bis 16 Wochen produktiv nutzbar. Weitere Module folgen ohne Unterbrechung des Kernbetriebs. Das ist wichtig, weil Betriebe, die ihre Software wechseln müssen, keine sechsmonatige Umstellung aushalten.
Zum Thema.
- Ab welcher Unternehmensgröße lohnt sich Individualsoftware?
- Die Größe ist nicht der entscheidende Faktor. Entscheidend ist, ob der operative Prozess ein Wettbewerbsvorteil ist. Es gibt kleine Unternehmen mit einem sehr eigenständigen Prozess, für die eine eigene Lösung sinnvoll ist, und große Unternehmen mit sehr standardisierten Abläufen, für die eine Standardsoftware wirtschaftlicher bleibt.
- Wie lange dauert ein Umstieg?
- Ein produktiver Kern ist häufig nach 10 bis 16 Wochen nutzbar. Der vollständige Umstieg über alle Prozesse hinweg dauert länger, verläuft aber inkrementell und ohne Unterbrechung des laufenden Betriebs.
- Was passiert mit bestehenden Systemen wie DATEV oder CRM?
- In den meisten Fällen bleiben sie erhalten und werden über Schnittstellen eingebunden. Individualsoftware ersetzt selten alles. Sie ergänzt in der Regel die Prozessebene, die die bestehenden Systeme nicht abbilden.
Fynn-Luca Schulz (Head of Product & Strategy) und Julian Stosse (Head of Engineering) verantworten die Arbeit an Taskey und an den individuellen Systemen, die Schulz & Stosse entwickelt und betreibt.